Перспективы развития корпоративной электронной почты на примере системы FossDocMail

Электронная почта уже давно и прочно завоевала позиции самого распространенного, простого и надежного способа обмена информацией. По различным оценкам количество пользователей электронной почты в мире составляет более 100 млн. человек. При этом требования, предъявляемые к почтовым системам со стороны пользователей, естественно, различаются. В данной статье речь пойдет о почтовых системах, предназначенных для корпоративных пользователей. Основными требованиями, к корпоративной электронной почте, являются:

• безотказность и быстродействие;
• доступность в филиалах и для мобильных пользователей;
• усиленная проверка аутентичности пользователей и разграничение прав доступа;
• сохранность и конфиденциальность информации;
• контроль над прохождением писем на всем маршруте с логированием и ведением статистики;
• защита от вирусов и спама.

Среди наиболее популярных корпоративных почтовых систем в России, Украине и других постсоветских государствах следует отметить следующие системы и группы систем:

• Microsoft Exchange Server (разработчик - Microsoft).
• Kerio Mail Server. (разработчик - Kerio).
• Электронная почта FossMail (разработчик - предприятие "ФОСС-Он-Лайн", Украина).
• Почтовые системы для *Nix OC.
• Системы с сервером у провайдера (интернет хостинг).

Все эти системы в той или иной степени решают свои задачи. У каждой есть свои преимущества и недостатки. Первые три из приведенных систем являются наиболее функциональными и, так или иначе, реализуют все вышеперечисленные требования.

Тем не менее, общим недостатком данных систем является сложность установки, настройки и развертывания. Для их обслуживания требуется административный персонал с достаточно высокой квалификацией. Кроме того, по своим возможностям современные почтовые системы частично перекрывают функции корпоративного программного обеспечения другого класса - систем электронного документооборота (СЭД). Электронное письмо - всего лишь частный случай электронного документа. Как любой другой документ, электронное письмо может быть принято к исполнению, его можно "расписать" на несколько сотрудников с использованием механизма маршрутов, установить контроль над исполнением, создать напоминания и т.д.

Одной из попыток упростить администрирование почтовой системы, а также интегрировать работу с электронными письмами в полнофункциональный документооборот явилась система FossDocMail. Предприятие "ФОСС-Он-Лайн" позиционирует ее как "гибрид" электронной почты FossMail и отдельных модулей СЭД FossDoc собственной разработки. FossMail в составе FossDocMail непосредственно отвечает за доставку почтовых сообщений, их маршрутизацию и архивирование. Модули FossDoc реализуют централизованное хранение писем на сервере организации, а также предоставляют ряд сервисов: управление учетными записями пользователей, их личными почтовыми папками, контактами; уведомление о новых письмах; шифрование и дешифрование почтовых сообщений и т.д.

Рассмотрим подробнее ключевые особенности системы FossDocMail:

Централизованное хранение писем на сервере организации

Система хранит все письма и документы в одной базе данных на сервере организации. В нештатной ситуации администратор переустановит сервер и восстановит базу данных из резервной копии, не оказывая влияние на работу обычных пользователей.

Администрирование

В FossDocMail предусмотрены механизмы, позволяющие существенно упростить работу администратора и снизить требования к его квалификации, в том числе:

• визуальное представление структуры организации в виде иерархического дерева справочника подразделений, доступного из программы администрирования;
• автоматизированное создание пользователей с помощью Мастера импорта сотрудников из Active Directory Windows;
• автоматическое присвоение префикса почтового адреса FossMail согласно места подразделения в иерархии организации;
• делегирование прав пользователей от одного к другому (задание исполняющих обязанностей), работа с группами;
• организация работы сотрудников с почтовыми ящиками отделов (на базе делегирования прав);
• централизованное управление контактами и адресными книгами пользователей.

Шифрование и дешифрование писем и документов

Поддерживается работа с ЭЦП и, в частности, работа с сертификатами криптозащиты Национального банка Украины.

Поиск писем и документов

Средства поиска, интегрированные в клиентское рабочее место, позволяют задавать условия поиска любой сложности с использованием булевой алгебры. Возможен также полнотекстовый поиск по вложенным документам.

Мгновенное уведомление о пришедших письмах и документах

Пользователь может настроить оперативное уведомление о пришедших к нему новых письмах (документах) и запустить специальную программу уведомления. Даже без запущенного клиента, уведомитель сообщит о пришедших новых письмах.

По желанию заказчика система может быть дополнена остальными модулями FossDoc, поддерживающими, например, маршрутизацию документов, ведение истории и статистики работы с письмами и другими документами и пр. функции.

Система FossDocMail прошла опытную эксплуатацию и внедрена в головном офисе Национального банка Украины. В настоящее время происходит внедрение в региональных подразделениях НБУ.

Таким образом, система FossDocMail представляет собой успешный пример интеграции корпоративной почтовой системы с электронным документооборотом. В дальнейшем видится перспективной разработка подобного "гибрида" почтовой системы и СЭД для малого и среднего бизнеса, где почтовая система может быть реализована на базе более простой internet-почты (e-mail).